Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche

1.0 Date d’entrée en vigueur

La Politique sur les conflits d'intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche (la Politique) entre en vigueur le 1er mars 2013. Le présent document sera mis à jour au besoin.

2.0 Objectif de la Politique

La présente politique vise à assurer la gestion efficace des situations de conflit d'intérêts dans lesquelles un participant au processus d’évaluation pourrait se trouver, ainsi que la confidentialité des renseignements personnels et des renseignements commerciaux confidentiels transmis dans le cadre du processus d’évaluation aux organismes de financement et échangés entre eux. Ces organismes sont la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI), les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH).

3.0 Application

La Politique s’applique aux participants au processus d’évaluation.

4.0 Définitions

Voici les définitions qui ont été adoptées dans le contexte de la présente politique.

L'autorité compétente désigne les employés de l'organisme de financement qui sont désignés pour déterminer s'il y a un conflit d'intérêts et la façon de le gérer.

Un candidat est une personne, un groupe de personnes ou un établissement qui présente une demande à un organisme de financement.

Un comité d'évaluation est un comité d'examen, un comité de sélection ou un groupe d'évaluation qui est responsable d'évaluer les demandes en fonction des critères d'évaluation établis pour la possibilité ou le programme de financement, ainsi que de formuler des recommandations de financement à l'intention des organismes de financement.

Un conflit d'intérêts est un conflit entre les obligations et les responsabilités d'un participant à un processus d'évaluation et ses intérêts privés, professionnels, commerciaux ou publics. Il peut y avoir un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel lorsqu'un membre de comité d'évaluation, un examinateur de l'extérieur ou un observateur se retrouve dans l'une des situations suivantes :

  1. pourrait recevoir un avantage professionnel ou personnel résultant de la possibilité ou du programme de financement ou d'une demande qui fait l'objet d'une évaluation;
  2. entretient une relation professionnelle ou personnelle avec un candidat ou l'établissement du candidat;
  3. a un intérêt financier direct ou indirect dans une possibilité ou un programme de financement ou une demande qui fait l'objet d'une évaluation.

Les évaluateurs externes sont des personnes qui ne travaillent pas dans l'un des organismes de financement et qui ont une expertise pertinente pour faire l'évaluation des demandes, habituellement par écrit. Les résultats de leur évaluation peuvent être transmis à un comité d'évaluation ou utilisés directement par les organismes de financement. Ils ne participent pas aux réunions du comité d'évaluation.

Les organismes de financement sont la Fondation canadienne pour l'innovation (FCI), les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH).

L'information nominative est une information qui révèle directement ou indirectement l'identité d'un candidat.

Les observateurs sont des personnes qui sont invitées par l'organisme de financement à observer les délibérations du comité d'évaluation. Par exemple, les observateurs peuvent être des employés d'un partenaire de financement ou des membres du milieu de la recherche. Ils ne participent pas aux discussions qui s'inscrivent dans le processus d'évaluation, mais ont accès à la documentation liée à la demande.

Un partenaire de financement est une organisation privée, publique ou sans but lucratif avec laquelle un organisme de financement a une relation caractérisée par la coopération mutuelle, la collaboration et la responsabilité partagée en vue d'atteindre un objectif de financement précis en créant une possibilité ou un programme de financement. Le partenaire de financement ne relève pas de l'organisme de financement; chaque organisation conserve une identité distincte et des responsabilités indépendantes, et toutes adoptent la même vision quant au but, aux objectifs et aux modalités du financement.

Un participant est une personne qui participe au processus d'évaluation; il peut s'agir d'un membre du comité d'évaluation, d'un évaluateur externe ou d'un observateur.

La personne ou le groupe responsable des décisions de financement participe au processus d'évaluation et prend la décision de financement définitive pour une demande, une possibilité ou un programme de financement. Cette personne ou ce groupe peut provenir d'un organisme de financement ou d'un partenaire de financement.

Une possibilité de financement désigne une occasion d'appui financier qui comprend tout programme ou initiative administré par un organisme de financement, prévoyant l'octroi de subventions, de bourses ou de prix.

Le processus d'évaluation désigne l'évaluation des demandes en vue de formuler des recommandations de financement et de prendre les décisions de financement définitives. Dans le cas de certaines possibilités ou de certains programmes de financement, ce processus englobe l'évaluation de l'avancement ou des résultats d'un projet de recherche financé.

Les renseignements commerciaux confidentiels comprennent les renseignements scientifiques et techniques confidentiels, les secrets commerciaux, l'information fournie par un tiers à titre confidentiel, l'information qui pourrait entraîner une perte financière ou porter préjudice, l'information liée à la position concurrentielle d'un tiers, ainsi que l'information qui pourrait nuire aux négociations contractuelles ou à d'autres négociations d'un tiers.

Les renseignements personnels correspondent à la définition de « renseignements personnels » figurant à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il s'agit des renseignements sous toute forme qui concernent une personne identifiable, notamment les renseignements relatifs à sa race, à son âge, à son adresse personnelle ou à son dossier médical. La Loi sur la protection des renseignements personnels contient des dispositions sur la collecte, l'utilisation, la conservation, la divulgation et la destruction des renseignements personnels.

5.0 Principes

La Politique doit être interprétée et appliquée de façon à respecter les principes suivants :

  1. gérer efficacement les conflits d'intérêts pour protéger l’équité et l’impartialité du processus d’évaluation et l’intérêt public;
  2. assurer la transparence et la cohérence des mesures prises pour gérer les conflits d'intérêts;
  3. assurer la confidentialité des renseignements personnels et des renseignements commerciaux confidentiels à moins que la partie qui fournit ces renseignements ait consenti à leur divulgation conformément à la loi applicable;
  4. veiller à ce que tous les participants au processus d’évaluation de l’organisme de financement répondent de leurs actes;
  5. renforcer la confiance du public dans les activités de recherche;
  6. favoriser une culture de confiance dans le milieu de la recherche.

6.0 Exigences de la Politique

6.1 Admissibilité à présenter une demande de financement

Un candidat admissible peut présenter une demande de financement sauf :

  1. s’il se trouve dans une situation de conflit d'intérêts liée à la possibilité ou au programme de financement (en raison d’une participation importante et directe à l’élaboration de la possibilité ou du programme de financement);
  2. s’il est la personne responsable des décisions de financement liée à la possibilité ou au programme de financement.

6.2 Processus d’évaluation

6.2.1 Membres du comité d’évaluation

Une personne peut être membre d’un comité d’évaluation sauf :

  1. si elle est la personne responsable des décisions de financement liées à la possibilité ou au programme de financement;
  2. si elle est désignée comme candidat principal dans une demande qui sera évaluée par ce comité;
  3. si elle n’est pas admissible actuellement à présenter une demande ou à recevoir des fonds des organismes de financement ou de tout autre organisme de recherche ou de financement de la recherche à l’échelle mondiale en raison d’une violation des politiques sur la conduite responsable de la recherche, par exemple, les politiques sur l’éthique, l’intégrité ou la gestion financière, à moins que l’autorité compétente n’ait donné son accord;
  4. si, à l’heure actuelle, elle fait l’objet d’une enquête quant à une violation présumée des politiques des organismes de financement.

Évaluation d’une demande spécifique

Un membre de comité d’évaluation qui est dans une situation de conflit d'intérêts ne peut participer au processus d’évaluation d’une demande.

6.2.2 Évaluateurs externes

Une personne peut être évaluateur externe sauf :

  1. si elle est la personne responsable des décisions de financement liées à la possibilité ou au programme de financement;
  2. si elle est désignée comme candidat principal dans une demande qui sera évaluée par ce comité, à moins que des mesures, déterminées par l’autorité compétente, ne soient mises en place pour atténuer le risque;
  3. si elle n’est pas admissible actuellement à présenter une demande ou à recevoir des fonds des organismes de financement ou de tout autre organisme de recherche ou de financement de la recherche à l’échelle mondiale en raison d’une violation des politiques sur la conduite responsable de la recherche, par exemple, les politiques sur l’éthique, l’intégrité ou la gestion financière, à moins que l’autorité compétente n’ait donné son accord;
  4. si, à l’heure actuelle, elle fait l’objet d’une enquête quant à une violation présumée des politiques des organismes de financement.

Évaluation d’une demande spécifique

Un évaluateur externe qui est en situation de conflit d'intérêts ne peut participer au processus d’évaluation d’une demande.

6.2.3 Observateurs

Une personne peut être invitée par l’organisme de financement à observer une réunion du comité d’évaluation sauf :

  1. si elle est un candidat d’une demande qui sera évaluée par ce comité;
  2. si elle n’est pas admissible actuellement à présenter une demande ou à recevoir des fonds des organismes de financement ou de tout autre organisme de recherche ou de financement de la rechercheà l’échelle mondiale en raison d’une violation des politiques sur la conduite responsable de la recherche, par exemple, les politiques sur l’éthique, l’intégrité ou la gestion financière, à moins que l’autorité compétente n’ait donné son accord;
  3. si, à l’heure actuelle, elle fait l’objet d’une enquête quant à une violation présumée des politiques des organismes de financement.

Observer l’évaluation d’une demande spécifique

Une personne qui est en situation de conflit d'intérêts ne peut observer le processus d’évaluation d’une demande.

6.3 Divulgation et mesures de conformité

6.3.1 Divulgation des conflits d'intérêts

Tous les participants à un processus d’évaluation d’un organisme de financement qui sont au courant de l’existence d’un conflit d'intérêts doivent rapidement en informer l’autorité compétente. Celle-ci doit déterminer s’il s’agit bien d’un conflit d'intérêts et les mesures à prendre, comme la récusation.

6.3.2 Autres divulgations et mesures de conformité

  1. Personnes faisant l’objet d’une enquête quant à une violation présumée des politiques des organismes de financement :

    Une personne qui devient l’objet d’une enquête quant à une violation présumée des politiques des organismes de financement doit se retirer temporairement de tout processus d’évaluation des organismes de financement. Un participant qui devient l’objet d’une enquête doit immédiatement informer l’organisme de financement pertinent de son retrait temporaire. Une personne qui fait l’objet d’une enquête doit refuser toutes les invitations à participer au processus d’évaluation des organismes de financement. Une personne qui faisait l’objet d’une enquête peut commencer à participer au processus d’évaluation, ou reprendre sa participation, une fois l’enquête terminée et après que le président de l’organisme de financement pertinent ait déterminé qu’elle est de nouveau admissible à participer au processus d’évaluation.

  2. Violation des politiques sur la conduite responsable de la recherche :

    Une personne qui n’est pas admissible à présenter une demande ou à recevoir des fonds des organismes de financement ou d’un autre organisme de recherche ou de financement de la recherche en raison d’une violation des politiques sur la conduite responsable de la recherche, par exemple, les politiques sur l’éthique, l’intégrité ou la gestion financières, ne peut pas participer au processus d’évaluation des organismes de financement. 

6.4 Confidentialité

Les organismes de financement sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l’accès à l’information. Ces lois régissent la collecte, l’utilisation et la divulgation de l’information détenue par le gouvernement fédéral et certaines organisations financées par celui-ci. La documentation remise aux organismes de financement par les candidats peut être transmise aux membres de comité d’évaluation, aux évaluateurs externes et aux observateurs. Elle peut contenir des renseignements personnels et des renseignements commerciaux confidentiels.

En vertu de la loi, les candidats ont le droit d’accéder à l’information fournie par les membres comité d’évaluation et les évaluateurs externes au sujet de leur demande. Le nom des évaluateurs externes n’est pas divulgué afin d’assurer une évaluation impartiale de la demande. Le nom des membres de comité d’évaluation peut être divulgué à la discrétion de l’organisme de financement. Les documents écrits utilisés pour mener le processus d’évaluation sont en général mis à la disposition des candidats lorsque ceux-ci sont informés des résultats du concours.

Obligations en matière de confidentialité

Les membres de comité d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs doivent veiller à ce que les mesures suivantes soient prises.

  1. Assurer en tout temps la confidentialité de tous les documents et de tous les renseignements que leur confient les organismes de financement. Ces documents et renseignements ne doivent être utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été collectés à l’origine, à savoir l’évaluation des demandes et la formulation de recommandations de financement, le cas échéant.
  2. Assurer l’entreposage sécuritaire des documents d’évaluation, afin de prévenir un accès non autorisé. Ces documents doivent être transmis à l’aide de techniques sécuritaires et lorsqu’ils ne sont plus requis, ils doivent être détruits de façon sécuritaire. La perte ou le vol de documents doit être déclaré à l’organisme de financement.
  3. Transmettre à l’organisme de financement toutes les demandes de renseignements ou tout renseignement supplémentaire reçu au sujet d’une demande ou de son évaluation. Les membres de comité d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs ne doivent pas communiquer avec les candidats pour obtenir des renseignements supplémentaires, ni leur divulguer des renseignements découlant du processus d’évaluation.

Voici d’autres exigences auxquelles doivent se conformer les membres de comité d’évaluation et les observateurs.

  1. Assurer la confidentialité des délibérations du comité d’évaluation. Les commentaires formulés par les membres de comité d’évaluation pendant l’évaluation des demandes et les conclusions de l’évaluation ne doivent jamais être discutés avec des personnes qui ne participent pas au processus d’évaluation, ni divulgués à ces personnes, à moins que la loi ou les tribunaux ne l’exigent.
  2. Assurer la confidentialité du nom des candidats retenus et des renseignements concernant les subventions ou les bourses jusqu’à ce que la personne ou le groupe responsable des décisions de financement prenne une décision et l’annonce officiellement au candidat et au public. L’identité des candidats non retenus ou non admissibles ne doit pas être diffusée ni divulguée, à moins que la loi ou les tribunaux ne l’exigent.
  3. Pour les observateurs : Pendant la réunion, être aussi discret que possible pour réduire au minimum les interruptions et ne pas sortir de la salle de réunion des notes ou des documents écrits liés aux tâches des évaluateurs, à leurs cotes ou à leurs commentaires sur les demandes.

6.4.1 Transmission de l’information aux partenaires de financement

Les partenaires de financement ne peuvent divulguer les renseignements personnels d’un candidat ni les renseignements commerciaux confidentiels, sauf s’ils le font conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l’accès à l’information et que le candidat accepte la divulgation proposée après avoir été informé de ce qui suit :

  1. le type de renseignements qui seront divulgués;
  2. à qui les renseignements seront divulgués;
  3. pourquoi les renseignements seront divulgués.

6.4.2 Évaluation réalisée par les organismes de financement et un partenaire de financement

Lorsqu’un organisme de financement entreprend une évaluation conjointe avec un partenaire de financement, toutes les modalités importantes du partenariat doivent être décrites en détail dans un accord de collaboration qui doit comprendre les renseignements suivants :

  1. la portée et les limites du processus décisionnel conjoint;
  2. la nature des documents divulgués et leur caractère nominatif ou non;
  3. un engagement indiquant que les documents et l’information transmis au partenaire de financement ou par celui‑ci doivent se limiter à ceux qui sont requis pour l’administration et l’évaluation, à moins d’entente contraire;
  4. un engagement de la part du partenaire de financement à se conformer à la présente politique et aux autres politiques pertinentes de l’organisme de financement;
  5. un engagement de la part des organismes de financement à se conformer aux politiques du partenaire de financement à la condition qu’elles n’aillent pas à l’encontre de leurs politiques;
  6. un engagement de la part des organismes de financement et du partenaire de financement à observer toutes les lois pertinentes, notamment les lois fédérales sur la protection des renseignements personnels et l’accès à l’information;
  7. un engagement de la part du partenaire de financement à ne divulguer à un tiers aucun document fourni par les organismes de financement, à ne les utiliser qu’aux fins d’évaluation de demandes ou à d’autres fins convenues par les candidats, à conserver les documents afin d’assurer une tenue de dossiers appropriée, ainsi qu’à détruire les documents de façon sécuritaire, conformément aux échéanciers prévus par les organismes de financement pour la conservation des documents.

7.0 Accord pour les membres du comité d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs

Les membres de comité d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs qui participent au processus d’évaluation doivent consentir à respecter la Politique avant de prendre part au processus en signant l’Accord sur les conflits d'intérêts et la confidentialité pour les membres de comité d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs (PDF, HTML) ou en y adhérant par voie électronique.

8.0 Rôles et responsabilités

La Politique est administrée par l’autorité compétente de l’organisme de financement pertinent. Dans le cas d’un différend au sujet de l’existence d’un conflit d'intérêts ou d’une décision prise en vertu de la Politique, l’autorité compétente de l’organisme de financement pertinent doit en être informée afin de prendre une décision. Il est possible de faire appel de cette décision par écrit auprès du président de l’organisme de financement, qui peut renverser ou maintenir, par écrit, la décision de l’autorité compétente de l’organisme de financement pertinent.

9.0 Violation de la Politique

S’il y a violation de la Politique, il faut en aviser immédiatement l’organisme de financement pertinent, qui examinera la question. Ce dernier se réserve le droit de prendre les mesures appropriées, notamment retirer au participant ou au partenaire de financement le droit de participer au processus d’évaluation. Les mesures que l’organisme de financement prendra ou non n’empêcheront pas une personne à qui on a porté atteinte quant à son droit à la vie privée d’entreprendre une action en justice contre l’intimé.

10.0 Documents de référence

Le processus d’évaluation est assujetti aux lois suivantes :

  1. Loi sur l’accès à l’information
  2. Loi sur la protection des renseignements personnels

La Politique est basée sur les lois et le cadre de référence suivants, et les participants doivent se conformer à l'esprit de ces lois et document.

  1. Loi sur les conflits d'intérêts
  2. Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
  3. Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche