Accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour les membres des comités d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs

Les organismes fédéraux de financement de la recherche (organismes de financement), la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI), les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH), doivent satisfaire aux normes les plus élevées en matière d’éthique et d’intégrité dans toutes leurs activités afin de continuer à mériter la confiance du milieu de la recherche, du gouvernement et du public. Les membres de comité d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs des organismes de financement doivent satisfaire aux normes les plus élevées en matière de comportement éthique, afin de conserver et d’accroître la confiance du public dans la capacité des organismes de financement à agir dans l’intérêt public à long terme. Lorsqu’un conflit entre des intérêts privés et des intérêts publics survient, les membres de comité d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs doivent prendre les mesures nécessaires pour protéger l’intérêt public.

Conflit d’intérêts

Un conflit d’intérêts est un conflit entre les obligations et les responsabilités d’un participant à un processus d’évaluation et ses intérêts privés, professionnels, commerciaux ou publics. Il peut y avoir un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel lorsqu’un membre de comité d’évaluation, un évaluateur externe ou un observateur :

  • pourrait recevoir un avantage professionnel ou personnel résultant de la possibilité ou du programme de financement ou d’une demande qui fait l’objet d’une évaluation;
  • entretient une relation professionnelle ou personnelle avec un candidat ou l’établissement du candidat;
  • a un intérêt financier direct ou indirect dans une possibilité ou un programme de financement ou une demande qui fait l’objet d’une évaluation.

Un conflit d’intérêts peut être considéré comme réel ou apparent lorsqu’un membre de comité d’évaluation, un évaluateur externe ou un observateur :

  • est un parent ou un ami proche d’un candidat ou entretient une relation personnelle avec un candidat;
  • pourrait obtenir ou perdre un avantage financier ou matériel à la suite du financement de la demande;
  • a depuis longtemps des divergences de vues d’ordre scientifique ou personnel avec les candidats;
  • a une affiliation avec l’établissement, l’organisation ou l’entreprise des candidats (y compris avec des hôpitaux de recherche ou des instituts de recherche affiliés);
  • a une affiliation professionnelle étroite avec un candidat si l’une des situations suivantes est survenue au cours des six dernières années :
    • avoir des interactions fréquentes et régulières avec un candidat dans le cadre de fonctions exercées au sein d’un même département, d’un même établissement, d’une même organisation ou d’une même entreprise;
    • avoir été le superviseur ou le stagiaire d’un candidat;
    • avoir collaboré, publié ou partagé des fonds avec un candidat ou prévoir le faire prochainement;
    • travailler pour l’établissement demandeur;
  • estime, pour quelque raison que ce soit, être incapable de réaliser une évaluation impartiale de la demande.

Remarque : Pour les comités chargés des bourses de stagiaire, ces critères s’appliquent aussi à la relation avec le superviseur proposé.

Les organismes de financement se réservent le droit de régler les situations ambiguës et de déterminer s’il y a conflit d’intérêts.

Divulgation et mesures de conformité

Un membre de comité d’évaluation, un évaluateur externe ou un observateur qui constate l’existence d’un conflit d’intérêts doit rapidement le divulguer au personnel des organismes de financement. Les organismes de financement détermineront s’il y a conflit d’intérêts ou non et les mesures à prendre le cas échéant, par exemple la récusation. Un membre de comité d’évaluation, un évaluateur externe ou un observateur qui est en situation de conflit d’intérêts liée à une demande ne doit en aucun cas participer au processus d’évaluation de cette demande. Le conflit d'intérêts dépend du rôle du membre de comité d’évaluation, de l’évaluateur externe ou de l’observateur, de l’importance de sa participation et de la taille de l’équipe de recherche. Les divulgations et les mesures de conformité doivent être documentées et conservées aux dossiers.

Confidentialité

Les organismes de financement sontassujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l’accès à l’information. Ces lois régissent la collecte, l’utilisation et la divulgation de l’information détenue par le gouvernement fédéral et certaines organisations financées par celui-ci. La documentation remise aux organismes de financement par les candidats peut être transmise aux membres de comité d’évaluation, aux évaluateurs externes et aux observateurs. Elle peut contenir des renseignements personnels et des renseignements commerciaux confidentiels. En vertu de la loi, les candidats ont le droit d’accéder à l’information fournie par les membres de comité d’évaluation et les évaluateurs externes au sujet de leur demande. Le nom des évaluateurs externes n’est pas divulgué afin d’assurer une évaluation impartiale de la demande. Le nom des membres de comité d’évaluation peut être divulgué à la discrétion de l’organisme de financement. Les documents écrits utilisés pour mener à bien le processus d’évaluation sont en général mis à la disposition des candidats lorsque ceux-ci sont informés des résultats du concours.

Les membres de comité d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs doivent veiller à ce que les mesures suivantes soient prises.

  • Assurer en tout temps la confidentialité de tous les documents et de tous les renseignements que leur confient les organismes de financement. Ces documents et renseignements ne doivent être utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été collectés à l’origine, à savoir l’évaluation des demandes et la formulation de recommandations de financement, le cas échéant.
  • Assurer l’entreposage sécuritaire des documents d’évaluation, afin de prévenir un accès non autorisé. Ces documents doivent être transmis à l’aide de techniques sécuritaires et lorsqu’ils ne sont plus requis, ils doivent être détruits de façon sécuritaire. La perte ou le vol de documents doit être déclaré aux organismes de financement.
  • Transmettre aux organismes de financement toutes les demandes de renseignements ou tout renseignement supplémentaire reçu au sujet d’une demande ou de son évaluation. Les membres de comité d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs ne doivent pas communiquer avec les candidats pour obtenir des renseignements supplémentaires, ni leur divulguer des renseignements découlant du processus d’évaluation.

Voici d’autres exigences auxquelles doivent se conformer les membres de comité d’évaluation et les observateurs.

  • Assurer la confidentialité des délibérations du comité d’évaluation. Les commentaires formulés par les membres de comité d’évaluation pendant l’évaluation des demandes et les conclusions de l’évaluation ne doivent jamais être discutés avec des personnes qui ne participent pas au processus d’évaluation, ni divulgués à ces personnes, à moins que la loi ou les tribunaux ne l’exigent.
  • Assurer la confidentialité du nom des candidats retenus et des renseignements concernant les subventions ou les bourses jusqu’à ce que les organismes de financement prennent une décision et l’annoncent officiellement au candidat et au public. L’identité des candidats non retenus ou non admissibles ne doit pas être diffusée ni divulguée, à moins que la loi ou les tribunaux ne l’exigent.
  • Pour les observateurs : Pendant la réunion, être aussi discret que possible pour réduire au minimum les interruptions et ne pas sortir de la salle de réunion des notes ou des documents écrits liés aux tâches des évaluateurs, à leurs cotes ou à leurs commentaires sur les demandes.

Confirmation

J’ai lu et je comprends l’Accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité. J’accepte de respecter les exigences de la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche. (Des renseignements supplémentaires sont présentés dans les directives qui concernent le processus d’évaluation spécifique.) Je sais qu’une violation du présent accord entraînera un examen et que les organismes de financement se réservent le droit de prendre les mesures appropriées, notamment m’empêcher de participer au processus d’évaluation des organismes de financement à titre de membre de ses comités d’évaluation actuels ou futurs, d’observateur ou d’évaluateur externe. L’utilisation des documents d’évaluation à quelque fin que ce soit pourrait amener les organismes de financement à déclencher une enquête ou à présenter un rapport au Commissariat à la protection de la vie privée du gouvernement fédéral. Les mesures que prendraient ou non les organismes de financement n’empêcheront pas une personne à qui on a porté atteinte au droit à la vie privée d’entreprendre une action en justice contre l’intimé. En signant le présent formulaire, j’atteste que je n’ai pas perdu mon admissibilité à demander ou à détenir des fonds de la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI), des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), du Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et du Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH) ou toute autre organisation de recherche ou de financement de la recherche en raison d’une violation des politiques sur la conduite responsable de la recherche, par exemple, des politiques sur l’éthique, l’intégrité ou la gestion financière. En signant le présent formulaire, j’atteste aussi qu’à l’heure actuelle je ne fais l’objet d’aucune enquête quant à une violation des politiques de la FCI, des IRSC, du CRSNG ou du CRSH. Si je devais faire l’objet d’une enquête à cet égard, je me retirerais immédiatement du processus d’évaluation de l’organisme de financement concerné jusqu’à ce que l’enquête soit terminée et que l’organisme de financement ait déterminé que je suis de nouveau admissible à participer au processus d’évaluation.

J’accepte d’assumer personnellement la responsabilité du respect de ces exigences.

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NOM (en lettres moulées)

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SIGNATURE

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Nom de l’organisme de financement pour lequel vous participerez au processus d’évaluation

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DATE

Veuillez retourner le présent formulaire à l’organisme de financement pour lequel vous participerez au processus d’évaluation.

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