Description
Un Fonds général des études supérieures (FGES) est un compte spécial ouvert en fiducie, sous l’autorité du président de l’établissement (ou de son délégué autorisé), dans lequel les fonds résiduels admissibles des bourses des exercices financiers antérieurs sont transférés avec l’autorisation des organismes subventionnaires.
L’établissement doit tenir un FGES distinct pour chaque organisme, soit le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH). L’administration financière des deux FGES doit également être distincte. Les fonds sont administrés de manière centralisée et l’établissement s’assure d’exercer une gestion financière rigoureuse des fonds. Ainsi, l’établissement s’assure d’avoir des politiques et des directives claires quant à la gestion, au déboursement et à l’utilisation des fonds. Il incombe au responsable du FGES, c’est-à-dire le président de l’établissement ou son délégué, d’autoriser les dépenses imputées au FGES conformément aux exigences et aux politiques de l’établissement ou des organismes. Aucune autre partie ne peut engager ou autoriser de telles dépenses sans que le responsable ait autorisé une telle délégation par écrit.
Objectif
Le FGES sert à fournir un appui supplémentaire aux étudiants des cycles supérieurs dans les domaines faisant l’objet d’un appui financier des organismes.
Fonds admissibles
Les fonds résiduels que l’établissement a en sa possession et qui résultent de la cessation précoce d’une bourse peuvent être admissibles au FGES s’ils ont été versés par un des organismes au cours d’un exercice financier précédent. Les établissements doivent informer le CRSNG ou le CRSH immédiatement dans le cas d’une cessation précoce.
De plus, les paiements en trop versés aux titulaires d’une bourse au cours d’un exercice financier antérieur sont admissibles au FGES, si l’établissement est en mesure de les récupérer au cours d’un exercice financier ultérieur. L’établissement doit informer la Division des finances et de l’administration des octrois de l’organisme concerné de tous les paiements en trop qu’il a récupérés. Il peut le faire en tout temps au cours de l’exercice financier. Pour obtenir plus de renseignements sur les paiements en trop, consultez la section C du Guide des paiements globaux aux universités canadiennes du CRSNG et du CRSH.
Conditions de transfert
Les transferts au FGES sont autorisés par les organismes aux conditions suivantes :
- l’établissement a présenté l’état des dépenses (formulaire 300) annuel du FGES;
- l’établissement a dépensé au moins 50 % du solde d’ouverture du FGES pendant l’année en cours.
Pour tout établissement qui n’a pas dépensé 50 % du solde d’ouverture du FGES, les nouveaux transferts sont mis en suspens et l’établissement doit démontrer un besoin concret de fonds supplémentaires. En l’absence de cette justification, un remboursement est exigé.
Afin de faciliter l’exercice de rapprochement annuel du FGÉS, une liste de tous les transferts autorisés au FGÉS en date du 31 mars est affichée uniquement dans le Portail d'administration des subventions et des bourses (PASB), et ce, pour chaque établissement. Si votre établissement n’est pas encore inscrit au PASB, veuillez contacter le Soutien en ligne.
La liste des transferts autorisés au FGÉS est affichée une fois par année, soit à la mi-mai.
À titre d’exemple, pour l’exercice de rapprochement annuel du FGÉS de l’exercice financier 2016-2017, la liste des transferts autorisés au FGÉS en date du 31 mars 2017 sera affichée dans le PASB à mi-mai 2017.
Si vous avez des questions, veuillez envoyer un courriel à grf_ggsf@nserc-crsng.gc.ca.
Utilisation des fonds
L’établissement est libre de déterminer la façon de distribuer les fonds du FGES, à condition que la restriction suivante soit observée :
- l’utilisation des fonds du FGES de chaque organisme se limite au soutien à la formation en recherche des étudiants des cycles supérieurs, y compris les déplacements pour assister à des conférences, dans les domaines faisant l’objet d’un appui financier des organismes. Les fonds doivent être utilisés en conformité avec le Guide d’administration financière des trois organismes.
Rapports
État des dépenses (formulaire 300) et rapprochement annuel du FGES
Chaque année, l’établissement présente aux organismes l’état des dépenses (formulaire 300) du FGES pour la période du 1er avril au 31 mars. La date limite de présentation du formulaire 300 du FGES est le 30 juin.
Cet exercice de rapprochement annuel du FGES permet aux organismes de faire le suivi des dépenses encourues et des soldes cumulatifs. De plus, il permet d’autoriser ou non les transferts au FGES de l’exercice financier à venir.