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5) Faciliter une collaboration active

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Bienvenue sur la plateforme communautaire de l’Alliance de la recherche océanique au Canada visant à faciliter la collaboration et la communication. Cette série de courtes vidéos de formation offre aux usagers une brève introduction aux diverses applications de la plateforme communautaire et à faire la démonstration de certaines fonctions. Ouvrez une fenêtre de votre navigateur Web et allez à la plateforme communautaire de l’AROC sur SharePoint pour suivre la formation.

Voici la cinquième séance de formation : Faciliter une collaboration active

Si vous collaborez activement avec vos collègues sur des documents, des plans, des stratégies, etc., vous pouvez utiliser la plateforme de l’AROC pour vous simplifier la tâche.

Documents partagés et espaces de travail

Dans la barre de navigation à gauche, vous trouverez le lien « Documents ». Il s’agit de la bibliothèque des documents partagés de l’AROC. Tous les membres de la communauté y ont accès et peuvent télécharger et modifier des documents.

Cliquez sur le lien . Vous pouvez voir tous les documents qui ont été téléchargés . Vous pouvez effectuer des recherches dans la bibliothèque ainsi que les trier et les filtrer. Trions les documents par date. Cliquez sur la rubrique « Chronologique » . Cela va automatiquement trier la liste par date en ordre croissant. Filtrons maintenant la liste afin d’obtenir seulement la version définitive des documents. Déplacez le curseur de votre souris sur la rubrique « Final Version? » et cliquez sur le petit triangle . Cochez la case « Oui » . Cliquez « fermer». La liste des documents affiche maintenant seulement la version définitive des documents . Vous pouvez utiliser ces techniques pour aller directement aux documents que vous voulez.

Pour ouvrir les documents, cliquez sur le titre du document dans la liste. Cliquez sur le bouton de retour du navigateur Web pour revenir à la bibliothèque.

Le Secrétariat de l’AROC peut aussi créer un groupe de travail pour vous et vos collègues et un espace distinct dans lequel vous pouvez verser les documents sur lesquels vous travaillez. Vous pouvez constater que c’est ce que nous avons fait pour le Comité du programme de l’AROC 2018. Cette section de la bibliothèque comprend seulement les documents liés à l’AROC 2018. Cliquez sur « Documents » à gauche pour revenir à la bibliothèque.

Chaque document possède des informations connexes qui vous renseignent davantage. Ces informations sont considérées comme les « Propriétés du document » et nous aident à organiser tous les documents. Les propriétés principales sont affichées dans les diverses colonnes que vous voyez . Vous voyez l’auteur du document , la date des dernières modifications et la personne qui les a effectuées. Cela vous aide à repérer qui travaille sur vos documents.

Plutôt que d’envoyer des pièces jointes par courriel à vos collègues pour obtenir leurs commentaires et d’essayer de vous retrouver dans les différentes versions, tout est pris en charge par cette plateforme en un seul endroit centralisé.

Les documents peuvent être ajoutés facilement en cliquant sur « Nouveau document » au haut ou en sélectionnant puis en glissant les fichiers dans la bibliothèque . Vous pouvez choisir « Copier le raccourci » d’un simple clic du bouton droit sur un document et coller le lien dans un courriel. De cette manière, vos collègues seront dirigés vers la version la plus récente du document. Les documents peuvent aussi être modifiés ou commentés directement à partir de la plateforme. Vous pouvez aussi sauvegarder un historique des versions de votre document si vous avez besoin de vous référer à des versions antérieures. Nous n’irons pas dans les détails pour ces fonctions pendant cette séance. Vous pouvez en apprendre davantage sur la façon de télécharger, de modifier et d’enregistrer des documents dans le Guide des pratiques exemplaires et au cours de la septième séance de formation.

Voilà ce qui conclut la partie « Faciliter une collaboration active » de la formation sur la plateforme communautaire de l’AROC. La sixième mini-séance de formation porte sur la façon d’utiliser la plateforme pour consulter la grande communauté des sciences et des technologies océaniques. Merci!

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