Lignes directrices relatives au plan de gestion des données

Les plans de gestion des données (PGD) varient grandement en fonction du contexte entourant les domaines de recherche, les méthodes de recherche et les projets qu’ils touchent. Cela dit, chaque PGD doit traiter de points relatifs à plusieurs sujets importants : responsabilités et ressources; questions éthiques, juridiques et commerciales; gestion des données liées aux Autochtones (s’il y a lieu); collecte de données; documentation et métadonnées; stockage, sécurité et accès; conservation, dépôt et accessibilité. Les PGD peuvent être créés pour encadrer un seul projet de recherche ou bien couvrir une initiative de recherche à projets multiples ou un programme de recherche à long terme. Ce sont des documents évolutifs qui devraient donc être révisés et mis à jour au fur et à mesure de l’avancement du projet de recherche.

Généralement, le PGD idéal est complet, précis et conforme aux pratiques exemplaires propres à sa discipline. Les causes des lacunes d’un PGD sont habituellement liées à un de ces trois éléments, par exemple : le PGD ne détaille pas le dépôt des données (incomplet); il ne précise pas où seront déposées les données (imprécis); le dépôt sélectionné se prête mal au type de données (non conforme aux pratiques exemplaires propres à la discipline du projet).

De plus, pour la recherche réalisée par ou avec une communauté métisse, inuite ou des Premières Nations, le PGD doit être élaboré conjointement avec cette communauté, en reconnaissance de la souveraineté des données et conformément aux principes de gestion des données de recherche dont la communauté approuve, comme les principes CARE (en anglais seulement) — collectivement bénéfique (collective benefit), autorité de contrôle (authority to control), responsabilité (responsibility) et éthique (ethics) —, les principes PCAP® — propriété, contrôle, accès et possession — des Premières Nations, les principes de la Stratégie nationale inuite sur la recherche (Inuit Qaujimajatuqaugit) ou les principes PCAI — propriété, contrôle, accès et intendance — de la Fédération métisse du Manitoba.

Dans le cas des possibilités de financement où les Lignes directrices sur la sécurité nationale pour les partenariats de recherche et l’exigence relative au PGD en vertu de la Politique des trois organismes sur la gestion des données de recherche s’appliquent, les chercheuses ou chercheurs doivent indiquer dans leur Formulaire d’évaluation des risques les risques qui seront atténués, en partie ou en totalité, par un PGD. Dans la section Plan d’atténuation des risques de ce formulaire, il faut également décrire la façon dont le PGD permettra de mitiger ces risques liés aux données. Les instructions correspondantes seront précisées dans la section sur la sécurité de la recherche des possibilités de financement.

Instructions pour les différentes sections du plan de gestion des données

Ce format de PGD s’harmonise étroitement avec le modèle simplifié de PGD de l’Alliance de recherche numérique du Canada, élaboré par le Groupe d’experts sur la planification de la gestion des données. Le modèle simplifié est accessible par l’intermédiaire de l’Assistant PGD, un outil bilingue offert gratuitement en ligne pour aider les chercheurs de tout le pays à préparer leur PGD. Le contenu du modèle simplifié peut être consulté ici.

Mise en contexte : responsabilités et ressources; questions éthiques, juridiques et commerciales

  • Établissez qui sera responsable de la gestion des données pendant et après le projet, ainsi que les principales tâches de gestion des données associées à ces responsabilités.
  • S’il y a lieu, décrivez les ressources nécessaires pour répondre aux besoins de votre projet en matière de gestion des données, notamment si des postes spécialisés ou l’externalisation de tâches seront requis.

Conseil : Selon les besoins de votre projet, les responsabilités peuvent être attribuées à des personnes précises ou être partagées, notamment entre la personne chercheuse principale, les cochercheuses ou cochercheurs, le personnel de recherche et les stagiaires.

  • Décrivez les contraintes éthiques, juridiques ou commerciales auxquelles les données sont soumises, le cas échéant. Si le projet touche à des données de nature délicate, expliquez la façon dont les obligations éthiques préalables au projet (p. ex. consentement des participants à la collecte et à l’utilisation des données) seront remplies.

Conseil : Ne vous contentez pas de mentionner les risques associés à la confidentialité; expliquez également comment ils seront atténués, par exemple si les données seront dépersonnalisées ou anonymisées.

Gouvernance des données liées aux Autochtones

  • Si le projet comporte des travaux réalisés par ou avec une communauté métisse, inuite ou des Premières Nations, précisez comment vous comptez respecter et suivre les principes de souveraineté des données.
  • Décrivez la collaboration avec les partenaires autochtones du projet qui a abouti au PGD (notamment qui a été mobilisé et quand, quels sont les accords officiels en place et comment le partenariat a influencé le PGD).

Conseil : Ne faites pas simplement dire que vous vous engagez à suivre des principes autochtones de gestion des données de recherche. Décrivez l’approche qui sera utilisée tout au long du projet et une fois le projet achevé pour la gestion des données liées aux Autochtones (p. ex. expliquez la structure de gouvernance qui fera en sorte que la propriété et le contrôle des données des Autochtones restent entre les mains de ces derniers).

Collecte de données

  • Décrivez quelles données seront recueillies, produites ou utilisées et de quelle manière (p. ex. au moyen d’études observationnelles, d’expériences, de simulations, de logiciels ou d’outils en particulier).

Conseil : En plus d’indiquer quelles données seront recueillies, précisez la plateforme ou le logiciel qui sera utilisé pour le faire.

Documentation et métadonnées

  • Expliquez comment les données seront documentées et organisées tout au long du projet.
  • Expliquez si des informations seront fournies aux autres pour aider à la compréhension et à la réutilisation des données (p. ex. fichier de texte « lisezmoi », cahier de code, cahier de laboratoire, etc.). Idéalement, la documentation du jeu de données est fournie dans un format lisible par machine et librement accessible (p. ex. en formats « .csv » ou « .txt »).
  • Indiquez quelle norme de métadonnées sera utilisée, lorsque possible et pertinent. La norme peut être générale (p. ex. Dublin Core [en anglais seulement]), mais elle est idéalement propre au domaine du projet (le cas échéant, elle peut être soutenue par le dépôt dans lequel vous prévoyez stocker les données). Une telle indication est particulièrement pertinente pour les équipes de recherche qui prévoient établir une plateforme ou un centre de données.

Conseil : Consultez le site Web du dépôt dans lequel vous prévoyez verser vos données afin d’obtenir des renseignements sur la documentation ou les normes de métadonnées que celui-ci exige ou préfère.

Stockage, sécurité et accès

  • Expliquez où et comment les données seront stockées de façon sécuritaire au cours du projet de recherche, et quels membres de l’équipe de recherche y auront accès. Si le projet de recherche comprend des données très délicates et des déplacements, expliquez comment ces données seront gérées et comment l’équipe de recherche pourra y accéder.

Conseil : Les autorisations d’accès peuvent être modifiées tout au long du projet de recherche. Certaines personnes peuvent avoir besoin d’un accès à des étapes précises du projet (p. ex. l’étape de l’analyse des données), mais pas une fois le projet terminé. Veuillez inclure ces renseignements dans votre PGD.

Conservation, dépôt et accessibilité

La conservation des données fait référence au stockage et à la gestion des données de recherche après l’achèvement des phases actives d’un projet de recherche. Elle vise surtout à garder les données en lieu sûr. Il ne s’agit pas nécessairement de rendre les données repérables ou accessibles à d’autres.

  • Expliquez où et pendant combien de temps les données seront conservées lorsque le projet de recherche sera terminé. Le cas échéant, indiquez quelles données ne seront pas conservées et expliquez pourquoi.

Le dépôt des données fait référence au stockage des données de recherche dans un dépôt numérique afin qu’elles soient faciles à trouver, convenablement accessibles et susceptibles d’être réutilisées. Les données devraient idéalement être versées dans un dépôt qui attribue un identifiant pérenne, adhère aux principes FAIR — facile à trouver, accessible, interopérable et réutilisable — et permet de relier les données à des produits de la recherche comme des articles de revue et d’autres formes de communication scientifique.

  • Expliquez quelles données seront déposées, où elles seront déposées et sous quelle forme (p. ex. brutes, traitées ou les deux; tableaux, texte, images ou autre).

Conseil : Mentionnez dans quel répertoire vous prévoyez verser les données (pas seulement que les données seront mises dans un dépôt quelconque) et pendant combien de temps elles y seront stockées.

L’accessibilité des données fait référence à la capacité des êtres humains et des machines d’accéder aux données de recherche et aux métadonnées au moyen de mécanismes bien définis, avec des renseignements clairs sur les conditions dans lesquelles l’accès peut être obtenu. Le fait que les données soient « accessibles » ne signifie pas nécessairement qu’elles le sont à tout le monde, n’importe quand. Cela signifie plutôt qu’il existe un moyen clair et documenté d’obtenir les données au moyen d’un téléchargement immédiat ou d’un processus de demande officiel. Rendre les données accessibles, c’est éliminer les obstacles inutiles à l’accès aux données tout en respectant les restrictions légitimes.

  • Expliquez quelles données seront rendues accessibles et sous quelle forme (p. ex. brutes, traitées ou les deux).
  • S’il y a lieu, décrivez les procédures d’accessibilité des données qui seront mises en œuvre, notamment les contrôles d’accès, le règlement des demandes d’accès aux données et les limites liées à la confidentialité, à la protection des renseignements personnels ou à la propriété intellectuelle.

Conseil : Si les données ne peuvent pas être rendues accessibles pour des raisons d’éthique ou autres, expliquez clairement pourquoi il en est ainsi; ne vous contentez pas d’indiquer qu’elles ne seront pas accessibles. Par exemple, certaines exigences des partenaires communautaires peuvent ne pas permettre l’accessibilité des données, peu importe les circonstances. Si de telles exigences s’appliquent, expliquez de quelle manière. Voir Rédiger un énoncé de disponibilité des données : guide pratique.

Autres ressources

Les chercheuses et chercheurs sont invités à se familiariser avec les ressources de leur établissement au sujet des PGD. Des renseignements sur ces ressources peuvent figurer dans la stratégie de gestion des données de recherche de leur établissement.

En plus d’héberger l’Assistant PGD, l’Alliance de recherche numérique du Canada offre diverses ressources pour aider à créer des PGD, notamment :

Date de modification: